Zeiterfassung im Handwerk - Tipps & Lösungen


Es gibt viele Möglichkeiten der Zeiterfassung im Handwerk und Dienstleistungsgewerbe, vom traditionell weit verbreiteten Papier über die "Stechuhr" bis hin zu Excel-Tabellen und vielem anderen mehr. Die meisten Systeme erfüllen für sich alleine gesehen ihre Aufgabe Zeiten zu erfassen.

Aber wie sieht es mit dem Aufwand aus?
Was steht es mit der Vernetzung und automatischen Weiterverwendung der erfassten Arbeitszeiten?
Was geschieht mit den Einsatzzeiten beim Kunden und wie erfolgt nach der Zeiterfassung die Fakturierung?

Wir geben wichtige Tipps zur Zeiterfassung und zeigen Lösungen.

Zeiterfassung im Handwerk ohne Aufwand und ohne Zettel abschreiben im Büro


Im Einsatz einfach Start antippen und die Zeit läuft. Am Ende des Einsatz auf Stop tippen. Fertig! Alle Zeiten werden automatisch erfasst.

Wenn erforderlich kann währen der Zeiterfassung beliebig Material zum Auftrag hinzugebucht werden. Das ist ebenso eine Sache von wenigen Klicks im Terminfenster. Keine Zettel schreiben, keine Zettel mehr abschreiben im Büro. So einfach ist Material- und Zeiterfassung heute.

Handwerker Zeiterfassung billiger weil auf allen Geräten lauffähig
Protokolle mit Kundenunterschrift auf Smartphon in einm System zur Zeiterfasssung

Leistungen dokumentieren einfach und lückelos mit Unterschrift des Kunden auf Smartphone


Leistungen zu dokumentieren ist im Handwerk so unerlässlich wie die Zeiterfassung selbst. Viele handgeschriebene Protokolle und Zettel wurden dazu verwendet. Diese mussten vorgedruckt, mitgegeben, geschrieben, transportiert, abgegeben und abgeschrieben werden. Welch ein Aufwand ...

Erstellen Sie Protokolle, Abnahmeprotokolle, wenn nötig Mängelberichte, Mehrleistungsnachweise, Fotodokumentation und komplette Leistungsberichte mit wenigen Klicks per Smartphone oder Tablet. Alle dieses Funktionen sind in unserer Material- und Zeiterfassung ohne Mehrkosten enthalten. Einfacher und billiger geht es nicht!

Starten mit mobiler Zeiterfassung und stufenweise in die betriebliche Digitalisierung einsteigen


Wir zeigen Ihnen Systeme, mit denen Sie durch die digitale Zeiterfassung in Handwerk und Dienstleistung zusammen mit Ihren Beschäftigten spielend den Einstieg machen können. Schritt für Schritt lassen sich dann über die reine Zeiterfassung hinaus weitere Funktionen für digitale Prozesse nutzen. Materialerfassung, Fotodokumentation, Protokolle und Abnahmen mit Kundenunterschrift etc. könnten die nächsten Schritte sein. Alle Funktionen dafür sind in unseren Systemen enthalten. So wird auch in sensiblen Bereichen ein sanfter Übergang in die digitale Zukunft möglich. Digitale Transformation in harmonisch abgestimmten Teilschritten, oder wenn die Belegschaft mitzieht auch sofort und vollständig. Unsere Zeiterfassung kann mehr und ist trotzdm unschlagbar günstig!

Zunächst aber Beispiele und Möglichkeiten der Zeiterfassung und weitere interessante Leistungen im kurzen Überblick:

 

 

Wechselnde Einsatzorte, manchmal mehrere am Tag, kurzfristige Planung oder Änderungen haben die stationäre Zeiterfassung oft unmöglich gemacht

Zeiten erfassen überall mobil und ortsunabhängig

Bei wechselnden Einsatzorten, manchmal mehreren am Tag, oder kurzfristiger Planung oder Änderungen ist die stationäre Zeiterfassung oft unmöglich. Für Jahrzehnte herrschten deshalb "Regiezettel" und "Stundenzettel" vor. Die vielen Zettel der täglich mehrfachen Zeiterfassung wurden irgendwann im Büro mühsam abgeschrieben. Manchmal ging auch einer verloren. Erfassen Sie ab jetzt ortsunabhängig per einfachem Klick und verlieren Sie nie wieder Zettel. Automatische Übernahme in die EDV in Echtszeit ohne Schreibarbeit.

Beste Zeiterfassung
Es kann sich anbieten, oder es wird von Ihren Auftraggebern verlangt, dass eine ortsgebunde Zeiterfassung erfolgt, um zu dokumentieren, wo der Betroffene die Zeitnahme durchführt.

Zeiterfassung stationär auf der Baustelle - alle Gewerke

Es kann sich in manchen Fällen anbieten, oder wird von Ihren Auftraggebern verlangt, dass eine ortsgebunde Zeiterfassung erfolgt, um zu dokumentieren, wo der Betroffene die Zeitnahme durchführt. Das kann zwar mit Geo-Daten gemacht werden, doch hier gibt es klare datenrechtliche Einschränkungen. Eine einfache und effiziente Lösung ist die Zeitnahme auf Baustellen an einem Terminal. Dies muss keine teure Apparatur mehr sein (wie früher), ein einfaches marktübliches Tablet oder ein ganz einfacher PC und ein Internetanschluss genügen. Wir haben die besten und bewährten Systeme für verschiedene Arten der Zeiterfassung. Ausser dem einfachen Billig-Tablet (oder PC) fallen i.d.R. keine Investitionskosten an.

Übersicht der Zeiterfassungssysteme
Zeiterfassung von Personal und Machineneinsatz, Materialerfassung, Protokolle, Dokumentation, Durchgängige Verrechnung aller Zeiten im Arbeitsalltag,

Einsatzzeiten im Handwerk generell

Zeiterfassung von Personal und Machineneinsatz, Materialerfassung, Protokolle, Dokumentation, Archiv, Durchgängige Verrechnung aller Zeiten im Arbeitsalltag, bestens bewährt für alle Betriebe mit 3 bis 300 Mitarbeitern - ohne größere Investitionskosten! WorkinApp® reduziert lästige Büroarbeit und sorgt dafür, dass Sie wieder mehr Zeit haben für das Wesentliche. Konzentrieren Sie sich auf das Handwerk, wir zeigen Ihnen wie Sie die Arbeit im Büro minimieren. Zeiterfassung und Digitalisierung ganz ohne hohe Investitionskosten! Mehr Effizient und weniger Aufwand.

Übersicht Handwerkersoftware

 

Die Zeiterfassung im Handwerk sollte keine Insellösung sein !


Digitalisierung ist eines der wichtigsten betrieblichen Aufgabenfelder der heutigen Zeit. Dennoch sagen uns viele Handwerker, ist die Digitalisierung fast schon zum Unwort im Handwerk geworden. Alle reden davon, viele Berater wollen damit Geld verdienen. Man mag es kaum noch hören. Reduzieren wir das Wort Digitalisierung einmal auf (zunächst) innerbetriebliche Verknüpfung und Vereinfacheung von organisatorischen Abläufen zur Verringerung von uneffizienten, lästigen und zeitaufwändigen Bürotätigkeiten. Soetwas hätte dann wahrscheinlich wieder jeder gerne in seinem Betrieb in die Tat umgesetzt, am besten sogar so schnell wie möglich. Und so ist es auch tatsächlich: Im Grunde muss genau das gemacht werden. Vereinfachung der meist lästigen Büroarbeit dem Ziel, die Arbeit im Betrieb (wieder) auf die wesetlichen Aufgaben zu konzentrieren. Damit man sich mit der Bürokratie so wenig wie möglich von der tatsächlichen Arbeit im Handwerk abhalten lassen muss. Und dann? Wer sein Ziel kennt wird sich wesentlich leichter tun, den richtigen Weg zu finden. Fangen wir ganz einfach mit der digitalen Zeiterfassung an und setzen damit den Grundstein für eine schrittweise Automatisierung und Digitalisierung lästiger Büroarbeit.

 

Die wichtigsten Tipps und Regeln die man beachten sollte

 

  1. Verwenden Sie für die Zeiterfassung keine isolierten Insellösungen !
    Es gibt zahlreiche Einzelanwendungen, zum Teil kostenlos, die eine ganze Menge können und ihre singuläre Aufgabe als Einzelnes gut erledigen. Da gibt es z. B. das Messenger-Tool für die Kommunikation untereinander. Es gibt die Zeitnahme-Apps, sogar eine kostenfrei vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Wir könnten hier bestimmt 20 sinnvolle und gut gemachte Apps vorstellen, die durchaus gut gemeint sind. Aber was macht man mit den Ergebnissen der 20 Einzelanwendungen ?Wie bringt man diese mit der Zeiterfassung in ein System ?
    Man endet wieder im Büro und muss die Fotos übertragen, die einzelnen täglichen Nachrichten der Zeiterfassung von jedem Mitarbeiter in Listen übertragen, die Berichte abschreiben etc.

    Das kann nicht die Lösung sein!

  2. Erstellen Sie sich eine Liste der Abläufe im Betrieb, die verbessert werden sollen
    Erstellen Sie sich eine "Checkliste" mit allen organisatorischen und bürokratischen Aufgaben im Büro, die Sie von der eigentlichen Arbeit abhalten. Schreiben Sie alles auf was eine Software neben der reinen Zeiterfassung für Sie übernehmen soll. Dann sprechen Sie mit einem oder mehreren geeigneten Anbietern über diese Punkte auf Ihrer Checkliste.
    Es wird gute Anbieter geben die nicht alle Punkte erfüllen können, was gute Gründe haben kann. Lassen Sie sich die Gründe erklären und prüfen Sie, wie wichtig diese Punkte sind, oder ob der Anbieter für die jeweilige Problematik möglicherweise sogar eine bessere Lösung hat.

  3. Halten Sie nicht zwingend an bisherigen - oft ungünstigen - Abläufen im Betrieb fest !
    Die digitale Vernetzung von betrieblichen Vorgängen hat viele Möglichkeiten, Prozesse oder Abläufe einfacher und besser zu gstalten als bisher. Das Papier oder weniger funktionale Software konnten das bisher möglicherweise nicht. Lassen Sie sich beraten bezüglich in Zukunft möglicherweise einfacheren, schlankeren und besseren Abläufen. Manchmal bringen diese sogar sogar größere Sicherheit vor Fehlern mit sich.
    Sowohl die Zeiterfassung, als auch andere organisatorische Aufgaben bieten erhebliches Potenzial, um diese auf digitale Weise anders und besser organisieren zu können als bisher. Und viele weitere Abläufe lassen sich damit einhergehend verbessern.

  4. Lassen Sie sich eine Lösung vorführen und bedienen Sie diese selbst !
    Eine Software und auch ein System zur Zeiterfassung sollte man sich nicht nur zeigen lassen, sondern diese selbst bedienen und "fühlen" wie sie funktioniert (auch nicht nur z. B. per Teamviewer alles vormachen lassen). Man muss sich sein eigenes Bild davon machen, ob man ein System leicht versteht und auch selbst ohne Probleme bedienen kann. Ist die Benutzerführung intuitiv, einfach, logisch aufgebaut?
    Oder braucht man Seminare um die Bedienung zu erlernen?
    Es gibt auch einfach zu bedienende Zeiterfassungssysteme, mit denen bestimmte Kollegen nicht so einfach zurecht kommen.
    Eine neue Lösung sollte immer eine deutliche Vereinfachung mit sich bringen, nichts verkomplizieren und am Ende - nach einer Einführungsphase - muss bei der Anwendung Zeit gespart werden. Sonst hat man noch nicht das Richtige gefunden.

 


Beachten Sie diese Punkte bei der Einführung einer Zeiterfassung und/oder bei neuer Software. Damit haben Sie sicherlich schon einmal gute Voraussetzungen geschaffen, um eine gute Lösung für Ihren Betrieb zu finden. Wichtig ist aber dass Sie etwas tun, wenn Sie bisher immer noch mit verschiedenen Lösungen oder Zetteln arbeiten, handschriftliche Regiezettel verwenden, oder z. B. noch keine schnelle und weitgehend digitalisierte Fakturierung Ihrer Leistungen haben. Je schneller Ihre Rechnungen beim Kunden sind, umso höher ist die Zahlungsmoral und Sie vermeiden Liquiditätsprobleme und deren unangenehme Folgen.

Fragen Sie uns als erfahrene Software- und Anwendungsspezialisten wenn es um Zeiterfassung mobil oder stationär geht, oder die lückenlose Materialerfassung im Handwerk. Auch für die automatische Rechnungstellung bei Kleinaufträgenund den Abbau von zeitaufwändiger Büroarbeit im Handwerk und der Dienstleistung sind wir ihre Ansprechpartner. Prüfen Sie unsere technisch und in der praktischen Anwendung führenden und kinderleicht zu bedienenden Lösungen für Zeiterfassung und Digitalisierung von Handwerksbetrieben aller Branchen und Gewerke.
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Von der Software für Handwerk und Dienstleistung, unserer Handwerker App, sowie der Zeiterfassung und Materialerfassung mit Systemintegration sind Sie bei uns richtig. Unsere langjährige Erfahrung aus Softwareentwicklung, der Entwicklung von IT-Systemen, unserem Webseiten Notdienstund dem für uns selbstverständlichen Support bedeuten für Sie große Kompetenz und fähige Ansprechpartner in allen IT-Fragen. Wir sind nicht ohne Grund seit 25 Jahren zuverlässiger Partner unserer Kunden.

 

Sprechen Sie mit uns unter unserer Service-Nummer

01575 - 821 00 95

oder schreiben Sie uns unter

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Wir freuen uns auf Ihre Anfrage !

 

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Wir vereinbaren gerne einen Termin für einen persönlichen (Video-)Workshop zum Kennenlernen des Systems.


Das Programm WorkinApp® - Zeiterfassung Handwerk und Dienstleistung - ging im Jahr 2011 in der Version 1.1 in Serie. Es wurde seitdem ständig weiterentwickelt und kommt im Jahr 2020 in der Vollversion 2.32 bei unseren Kunden zum Einsatz. Beginnend als Zeiterfassung mobil und stationär, bis hin zur Komplett-Lösung zur vollständigen betrieblichen Digitalisierung, kann damit das gesamte Spektrum der Anwendungen in Handwerk und Dienstleistung abgedeckt werden. Alles in einem System ohne Medienbrüche oder hinderliche Rückanalogisierungen.

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